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学校资源管理控制程序

更新:2017/9/14  阅读:  栏目:质量管理

学校资源管理控制程序提要:评审过程:每年底(或年初),总经理负责与学院领导进行沟通,了解学院对后勤工作的要求,召集后勤总公司办公会议

源 自物业管理资料

  学院后勤总公司质量管理体系程序文件

  与顾客有关过程控制程序

  资源管理控制程序

  1.目的

  通过对服务要求的确定和评审,保证有能力满足服务要求和实现顾客满意。

  2.适用范围

  适用于总公司明确对服务要求的确定、评审、协调、修订和与顾客沟通等过程的控制。

  3.职责

  3.1总经理

  a.负责批准各种《合同书》,负责与学院签订各类服务合同。

  b.负责召开后勤总公司办公会议,认真学习学院对公司服务的要求,组织各类资源,完成学院的要求。

  3.2办公室

  负责合同的招标和签订。负责组织各部门开展合同评审工作,编制《合同台帐》,归档保存《合同评审表》。

  3.3监察中心

  负责建立与学院及相关部门联络的渠道,保持与顾客的沟通,充分理解顾客对后勤总公司服务工作的要求。

  3.4各服务部门

  负责维修协议/委托的评审,履行服务合同条款,在合同执行过程中保持与顾客的沟通,充分理解顾客的要求。

  4 工作程序

  4.1服务要求的确定

  4.1.1与服务有关要求的确定

  办公室和各服务部门可通过以下活动,了解顾客要求,确定与服务有关的要求。

  a.调查:如招开师生代表座谈会、院系调查会、发调查表、个别访问、与顾客沟通等;

  b.学习学院的有关文件、讨论并充分理解学院对后勤服务工作的要求;

  c.合同洽谈,了解顾客的需求。

  4.1.2与服务有关要求内容的确定

  a.顾客规定的要求,包括服务种类、服务内容、服务质量要求和变更的要求等;

  b.顾客没有明确要求,但规定的用途或已知的预期用途所必须满足的要求;

  c.与服务提供有关的法律、法规以及规范、规程和标准的要求;

  d.公司确定的附加条件等。

  4.2与服务有关要求的评审

  4.2.1评审时机:接受每项合同、协议前,接受每一次合同修改前。

  4.2.2评审方式:会议、会签、直接签字评审等。

  4.2.3评审过程:每年底(或年初),总经理负责与学院领导进行沟通,了解学院对后勤工作的要求,召集后勤总公司办公会议,充分理解学院提出的要求,并讨论为满足学院的要求公司在管理职责,资源管理,服务实现,测量、分析和改进等方面,需要做哪些工作;是否有能力满足学院的要求。不清之处及时咨询,予以明确。

  4.2.4 合同评审的内容和记录要求:

  a.与服务有关的要求是否已经明确;

  b.顾客对服务内容的理解是否已经一致;

  c.公司在人员、技术、设备等方面是否具备完成的能力;

  d.办公室将评审内容填写在《合同评审表》中。

  4.2.5口头协议应得到书面确认并按本程序进行评审。

  4.2.6当服务的要求发生变化时,应按本程序进行再评审,由办公室填写《合同修改通知单》,通知有关部门调整计划和设计。

  4.2.7管理者代表负责审核各部门的《合同评审表》,确认相关文件是否符合要求,承诺是否明确并与公司的能力相适应等。

  4.2.8《合同评审表》经审核后报总经理批准,各部门根据自己的职责范围草拟合同。

  4.3合同的签订

  4.3.1合同评审后相关部门负责与顾客就其它各类有关问题进一步磋商,洽谈、签订合同的有关事宜,并起草合同书。

  4.3.2合同书经管理者代表审核、总经理或委托代理人签字盖章后,正式生效。

  4.3.3办公室负责建立《合同台帐》,对相关文件、资料进行归档保存。

  4.3.4学院的合同由总经理组织办公会议向相关部门及有关人员进行交底,各服务部门负责人根据合同要求及办公会议的决议,组织本部门人员实施。

  4.3.5其他合同由部门负责人向服务人员交底,组织实施。

  4.4合同的修订

  4.4.1在合同履行过程中,由于顾客要求或客观因素的影响,需要变更合同文件的某项要求时,相关部门应及时向办公室反映。

  4.4.2办公室根据合同变更情况进行处理,向相关部门发放《合同修改通知单》及顾客要求文件。

  4.4. 3《合同修改通知单》及相关文件由合同实施部门保存。

  4.5与顾客沟通

  监查中心负责与顾客沟通的组织、协调和控制。

  4.5.1与顾客沟通主要针对以下有关方面:

  a.服务信息;

  b.合同的处理,包括对其修改;

  c.服务实现过程中、服务交付后顾客的反馈信息。

  4.5.2与顾客沟通的方式:

  a.邀请顾客座谈、交流或采用走访、电话、问卷调查等形式;

  b.各种会议、顾客现场检查等;

  c.接受顾客投诉和意见;

  d.回访。

  4.5.3与顾客沟通的落实:

  a.合同签订期:由办公室和相关部门负责与顾客建立沟通,以合同形式予以证实;合同更改,以补充合同协议

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