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办公楼项目会议服务管理方案

更新:2017/9/14  阅读:  栏目:客服

办公楼项目会议服务管理方案提要:会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务

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  办公楼项目会议服务管理方案

  1.会议服务目标

  1)结合本项目的特点,制订并实施完整、持续、高标准的员工培训计划,依托日常严谨的督导与管理,使服务水平达到酒店会议服务标准;

  2)全面深入的了解客户需求,满足客户期望。

  2.会议服务内容

  1)会前服务准备

  (1)接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形;

  (2)根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品;

  (3)协助与会负责人复印或发放会议资料

  (4)通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;

  (5)会议开始前60分钟,检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐;

  (6)会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。

  2)会议期间服务

  (1)与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

  (2)会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。

  (3)会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。

  (4)会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

  (5)会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。

  3)会后服务

  (1)会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。

  (2)客人全部退场后,通知保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。

  (3)仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。

  (4)检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。

  (5)清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。

  (6)会议结束后,做好清理会场工作。

  4)重大会议接待

  (1)接到客户重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体活动要求。

  (2)及时通知各部门做好协调配合工作。

  A.工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。

  B.保安部:车位的安排、车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现场治安维护,做好安全保卫工作。

  C.保洁部:重点部位的清洁(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域)。

  D.客户服务中心:做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置引导牌,相关事务的协调工作。

  (3)制订配合方案,批准后实施。

  (4)配合客户对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像等)。

  (5)活动完成后进行总结,并对实施效果进行验证。

  (6)相关资料整理归档。

  3.会议服务程序

  1)了解会议信息:

  (1)根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息;

  (2)了解会议负责人;

  (3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。

  2)填写会议登记,并做好相关记录;

  3)传达信息:

  (1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好准备工作;

  (2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目经理)。

  4)会议室布置

  (1)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等),布置会场、准备会议物品;

  (2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况;

  (3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)

  (4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)摆放。

  5)检查

  (1)会议服务部门负责人对会议室进行全面检查;

  (2)请会议负责人检查,对不符合要求处及时整改;

  (3)会服人员应提前60分钟到达会场,整理好自己的仪容仪表;

  (4)做好各项检查工作,包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、香巾、开水、矿泉水、

  (5)会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟,再次对会议室进行检查,确保万无一失。

  6)迎宾

  (1)会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾,引领客人;

  (2)了解与会人员抵达情况。

  7)服务

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