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某小区物业档案管理工作

更新:2017/8/17  阅读:  栏目:行政

某小区物业档案管理工作提要:档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损

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  某小区物业档案管理工作

  "资料的收集

  设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,聘专职档案员,直接隶属办公室。建立相应的规章制度,对所有档案进行严格管理。

  资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料的来源渠道,从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工作技术维修资料;从空间上讲是物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。

  "资料分类整理

  收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、住处的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

  "资料归档管理

  归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要,"zz"的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如胶卷、照片等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

  档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究相关人员的责任,档案管理资料员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

  档案的管理环境必须做到"三防",即防火、防潮、防霉变。

  "档案的运用

  采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。

  外部网:与广大业主、住宅局主管处室进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。

  内部网:管理服务中心内部室联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。

  表7-1档案资料的分类

  名称资料内容

  工程建筑

  产权资料A:规划图纸、项目批文、用地批文

  B:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

  C:拆迁安置资料

  工程技术资料A:红线图、总平面图

  B:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

  C:工程合同、工程预决算

  D:工程设计变更、通知及技术核算章

  E:竣工图:①单体建筑、结构、设备竣工图

  ②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图

  F:房屋消防、燃气竣工验收证明书

  G:钢材、水泥等主材的质量保证书

  H:新材料、构配件的鉴定合格书

  I:供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书,供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料

  J:砂浆、混凝土试块、试压报告

  K:绿化工程竣工图

  L:其他技术资料

  事务管理资料住户资料A:住户入住资料(购房合同、入住通知单、业主公约、装修早班、验房表、费用托收协议等)

  B:住户家庭人员档案

  C:住户家庭维修档案

  事务资料A:事务值班表

  B:事务交接记录表

  C:物品搬出(入)物品登记表

  D:日常事务巡视记录

  E:事务回访登记表

  装修资料A:装修申请表(附图纸)B:装修工程队安全责任书

  C:临时施工人员登记表D:施工单位营业执照

  维修资料A:维修申请单B:维修服务派工单

  C:维修回访记录本D:公共设施维修记录

  治安交通管理资料A:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

  B:查岗记录、闭路电视监控系统录像带

  C:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

  D:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议

  事务管理资料设备管理资料A:公用设施保养维修记录

  B:各项机电设备保养维修运行记录

  C:设备分承包方维修保养记录

  D:设备检查记录

  社区文化资料A:活动计划实施方

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