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公司财务报销制度及出差管理流程(三)

更新:2014/8/14  阅读:  栏目:财务管理

公司财务报销制度及出差管理流程(三)提要:个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项,报销及清款期限为借款日起一个月内,逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释,并办理续期申请

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  公司财务报销制度及出差管理流程(三)

  一、 目的

  为保证公司正常的财务报销运作,规范员工的报销流程,使公司员工出差管理系统化,特制定本制度。

  二、 范围

  公司全体员工

  三、 职责

  1. 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请;

  2. 财务部负责复核相关申请,发放相应款项,处理发票等单据;

  3. 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善;

  四、 程序

  1. 个人借支及报销

  2.1. 公司员工因公借款必须先填写《借支单》并出具相关证据,经部门主管批复后报财务部审核;

  2.2. 报销费用必须使用有效凭证,并如实填写《费用报销单》;

  2.3. 报销审批权限根据《财务审批授权表规定》执行;

  2.4. 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准;

  2.5. 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项,报销及清款期限为借款日起一个月内,逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释,并办理续期申请,否则将从借款员工工资中扣除;

  2.6. 员工离开公司前必须结清所有款项,离职《移交清单》由员工所在部门主管检查,不合之处及时更正, 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的, 应由该部门主管负责追索;

  2.7. 暂借经费严格执行“一事一借,前清后借”的原则;

  2. 国内出差

  2.1. 出差规定

  2.1.1 公出人员应经部门主管同意,并提供书面出差计划

  2.1.2 公出人员出差需事先通报人力资源部,说明出差事由及出发、返回时间,并报行政助理备案考勤;无通报者可视为旷工。

  2.1.3 如需事先预支款项,请在《出差申请表》中填明借款金额,经部门主管批准后交财务部审批及领取;

  2.1.4 出差行程日一律不得申报加班,节假日例外;

  2.1.5 出差员工完成任务后,应立即返回公司,不得借故逗留或办理私事;

  2.1.6 如因个人原因确需额外逗留的,应提前办理休假手续,逗留期间所产生之费用自行负担;

  2.1.7 如因病或其它未知事故滞留时,应及时电话通知部门主管,并在回公司后添附有效证明,经主管审核后,方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用;

  2.1.8 出差费用应在返回后一周内凭发票报销,逾期者需向财务部门提供合理解释,超过一个月且没有合理解释的发票不予报销.

  2.1.9 出差员工应当及时向直属上司提交书面出差报告,其中包括:

  A. 出差地、日程、目的地;

  B. 出差处理事项;

  C. 出差条件及意见;

  2.1.1 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象,不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象;

  2.2. 交通工具

  2.2.1 公司员工出差应选择大众交通工具;

  2.2.2 员工在本市办理公务,应使用大众之交通工具,如公共巴士或地铁。

  2.2.3 近距离或不赶时间的情况下,可选择汽车或火车;

  2.2.4 在以下情况可以使用计程车:

  A. 时间紧急;

  B. 携大量现款;

  C. 有客户陪同;

  D. 无简易交通之地段或无班车情况。

  2.2.5 交通费用实报实销。

  2.3 通信费用

  2.3.1 公司将根据业务需要及职务类别给予员工报销相应的通信费用(参阅《财务报销费用细则》);

  2.3.2 通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用;

  2.3.3 严禁营私舞弊行为,一经发现取消其通信费用报销资格;

  2.3.4 通信费用应及时申报,隔月作废。

  2.4 住宿费用

  2.4.1 根据各地区消费水平的差异,公司对住宿费实行按地区按行政级别对待:

  2.4.2 行政级别分为经理和员工;

  2.4.3 地区分为

  ? A类消费区(深圳、北京、上海)

  ? B类消费区(广州、青岛、大连、长春、沈阳、杭州、宁波、哈尔滨、温州、福州、厦门 、西安等)

  ? C类消费区(武汉、长沙、成都、南昌、郑州、重庆、济南、吉林、内蒙、石家庄、太原、天津、兰州等)

  2.4.4 具体费用请参阅《财务报销费用细则》;

  2.4.5 如有两位以上同事同时出差,住宿以双人住为原则;

  2.4.6 如在出差当地公司备有宿舍,员工住宿以此作为首选;

  2.4.7 如陪同客户同行, 经主管批准后可与客户住同一酒店.

  2.5 应酬费用报销规定及膳食补助

  2.5.1 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销;

  2.5.2 公司为在外出差的员工提供餐费补助;餐费补助按实际出差时间算, 中午12时至夜里12时出差的按半天算;

  2.

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