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公司借款及费用报销制度(四)

更新:2015/5/14  阅读:  栏目:财务管理

公司借款及费用报销制度(四)提要:费用是指根据生产经营管理的需要支付的当期收益性支出和资本性支出。本制度的费用管理仅限于公司日常费用额管理

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  公司借款及费用报销制度(四)

  1、为了规范公司的财务体系的运行,特制定本《借款及费用报销制度》。

  2、定义:备用金分为常年备用金和临时备用金。常年备用金:一般指职能部门因公务需要,而必须保持现金使用量。比如:门店收款备用金、零星采购备用金、食堂等备用金。临时备用金:一般时指各部门人员因公出差或外出办事时,而必备的现金。比如:出差借款,办事借款。

  3、常年备用金使用人授权,一般每年度初办理一次,一次授权期为一年或更短,一般年度终了时,结清确认,以备续用。

  4、常年备用金审批流程:备用金使用人申请→总经理书面授权并审批→借款人填单→会计审核→财务主管审核备案→出纳人员付款→备用金使用人。

  5、临时备用金一般在完成公务后由备用金使用人在3个工作日内向财务部门结算清楚,前款不清,后款不借。迟一天结算的则罚备用金使用人每天10元,累计累加。

  6、临时备用金审批流程:备用金使用人请求填单→部门主管审核→会计审核→财务主管审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员付款→备用金使用人。

  7、费用是指根据生产经营管理的需要支付的当期收益性支出和资本性支出。本制度的费用管理仅限于公司日常费用额管理,比如:差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

  8、费用报销流程:费用报销人→部门主管审核→主办会计审核→财务主管审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员付款→费用报销人。

  9、报销费用的费用报销人注意事项:1)原始票据的粘贴要求:交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。2)拟报销费用人自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单,费用报销可汇总报支,所附单据上必须有经办人、验收人(或证明人)、部门主管(经理)签字后,经财务主管单据审核时加盖“附件”章以示该单据唯一报销依据。基于对拟报销单据的合法性与真实性要求,财务主管应在报销单据审核时,应立即向拟报销人提出。各部门负责人对单据需求负有无条件义务,无法落实者须书面讲明原因。

  10、应急借支费用报销:公司发生特别紧急事项而产生的应给予报销费用,公司原则上不允许个人私自借支;如遇特殊情况,其部门主管应作担保人,并承担连带还款责任。应急借支费用一般为医疗、突发事故等危及到人道主义事项的费用。

  11、应急、借支费用报销流程:拟费用报销人→财务主管审核(应事先电话知会总经理或董事长)→出纳人员付款→费用报销人(执行)***事后:费用报销人→部门主管审核→主办会计审核→财务经理审核→总经理(或董事长)审批→出纳人员冲抵借款→费用报销人多还少补。

  12、应酬费用报销的特殊要求:应酬费用一般指对公司外部的部门或人员公务交往上的费用。经手人遇此事务,必须事先知会上级总经理(或董事长)。

  13、费用报销单据合法性的特殊要求:以下日常报销单据一定要有正式发票(普票)或增值专用税票:

  A、办公用品、电话费(普票)

  B、应酬餐费、出差车费、住宿费(普票)

  C、业务车辆用油、车间石化品用油、气(增值税票)

  D、电费及用电配耗材(增值税票)

  E、固定资产(普票或增值税票)

  F、各部门的办公费用(普票或增值税票)

  14、费用报销时,经办人或拟报销人须在每一张提供的单据上确认签名,以示负责。费用汇总报销的,拟报销人一定要注明时间、可公开事由、每次费用金额等等。在执行以上流程时,提请各有权审核人员一定按顺序进行。如果后手审核人先于前手审核人签字审核时,前手审核人有权给予拒绝补签。

  15、本制度自总经理签署日起生效执行。


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