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分公司费用报销、付款申请及借支管理

更新:2015/5/15  阅读:  栏目:财务管理

分公司费用报销、付款申请及借支管理提要:费用报销、资金支付审批权限1、公司的支出审批根据"适当授权、分级分项控制"的原则进行管理

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  分公司费用报销、付款申请及借支管理

  为了规范公司的费用报销、付款和借款管理,公司执行先申请、再执行、后报销或请款的管理模式及公司各项费用额度控制和例外支出申请审批制度

  一、费用管理原则

  1.费用报销必须严格按照财务制度办理,任何人报销费用必须手续齐全,符合程序;

  2.报销费用的票据必须有经办人签字,注明时间和用途,并附有原始单据、入出库等相关单据;

  3、不得报销与工作无直接关系的个人用品及工作无直接关系的费用支出,如特殊原因购买的办公用品,个人离职时应收回,无法收回的应按新旧程度按购买价折价扣回;

  4、当期费用须当期报销;

  5.费用在一定的合理额度范围内控制使用,额度的依据是工作量、销售额、工作职务、员工人数等。

  二、费用报销、资金支付审批权限

  1、公司的支出审批根据"适当授权、分级分项控制"的原则进行管理;

  2、公司的费用报销、借款、工资发放、付款等支出由被总公司授权人在授权范围内进行审批,超过授权范围的,由被总公司授权人审核后,报送总公司审批;

  3、 各部门所发生的费用等各项支出必须由部门主管进行审核后,送到财务部审核后,方可送到被授权人及总公司进行逐级审批;

  4、公司被授权人的借款、报销、请款的审批人为上一级有审批权限的主管或总公司总裁;

  5、有审核、审批权限的被授权人、应在财务部门签留字样备案。

  三、费用报销、请款、借款流程

  (一)费用报销流程及规定

  1、公司员工因公借款或报销,经办人统一填制、整理好借款单、费用报销单、车票、采购申请单、验收单、发票等单据(要求单据按照类别及时间顺序整理分类),并在全部原始凭证后签名,先由各部门主管签署审核意见后送到公司财务部审核,然后送往被授权人、总公司审批后,出纳方可给予办理借款或报销;

  2、员工出差应填写 "出差申请单",并按规定程序报批后,可据此办理借款申请及办理机票、客房等事项预订工作,借款申请经审批后,方可到财务部门预借差旅费;

  3、员工出差返回、采购、招待完毕后,须及时整理好有关费用单据,填写"费用报销单",并附上相关单据,并于出差返回或事务办理完毕后3日内将报销单据交部门主管审核,再送财务部,延期递交的,财务有权拒绝受理,一切费用由经办人自行承担。

  (二)员工差旅费报销标准

  1、本地差旅

  (1)报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用;

  (2)严格控制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士,应说明事由并事先取得分公司负责人的批准,方予报销。如没有分公司负责人的批准,凡搭乘"的士"的费用一律不予报销。对弄虚作假者,一经查出,将从严处理;

  (3)本地出差员工派用公司车辆的,不再报销相关的交通费;

  (4)现金报销实行周报制度,即上周发生的各项现金报销费用,应及时整理并于本周星期三前办理报销手续。一般不允许跨月报销;

  (5) 本地出差,无法在用餐时间(参照公司的作息时间表)前赶回的,每人每餐补助10元,不再报销其他餐费。如无经审批的出差申请单,不发补助,也不报销相关费用。

  2. 外地差旅

  (1)出差审批

  所有需要到外地出差的员工,必须填写"出差申请单"经部门主管审核后,由分公司经理批准,方可出差;

  "出差申请单":在出差前必须把手续完备的申请表存根联交给考勤部门考勤,而保留财务联直到报销为止;

  (2)出差交通费报销标准

  分公司要求各出差员工尽可能选择最经济的交通工具,限制员工随意乘坐飞机、火车软卧。分公司负责人以下的出差员工需要乘坐飞机、火车软卧,应事先经总公司总裁的批准。

  A.       机场至市区往返应乘坐大巴,并根据发票报销;

  B.       公司到外地及返回,应乘坐大巴或火车,如需要乘坐飞机,应在出差申请单上注明从哪里到哪里需要乘坐飞机,报送总公司总裁审批;

  C.       外地出差的市内交通费报销额度:

  各出差人员,应提供外地出差的市内交通车票,车票总额在每日市内交通限额与实际在外出差天数的乘积范围之内,据实报销,超过部分由个人承担。

  两人或两人以上一同出行的,乘坐公交车的,交通费可以按同行人数计算;同坐出租车的,只能按照较高级别的一人额度计算,超过部分,由同行人员共同分担;同行人,分开乘坐的,按照各自的额度报销。

  D.       外地出差人员住宿费用报销额度:

  一般员工住宿条件为公寓、招待所、普通饭店、宾馆,部门主管级别住宿条件不超过三星级酒店,分公司负责人可以据实选择。如果开会需要,由会议主办方统一安排住宿,造成超出标准的,须说明原因,经分公司负责人审批后方可报销。

  如果是两人或两人以上人员出差同一地区,应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间,适用其中较高级别员工的住宿标准。不论是否合住房间,尽可能按人分别付款,分别开具住宿发票,以便准确核算部门费用。

  公司将外地出差区域划分以下三类地区:

  一类地区:包括北京、上海、广州、深圳、天津、重庆等。

  二类地区:上述一类地区之外的省会城市和经济发达地区城市(包括国家规定的十四个经济开放城市)。

  三类地

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