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公司办公用品管理制度(九)

更新:2014/12/3  阅读:  栏目:行政管理

公司办公用品管理制度(九)提要:资产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况,将费用分解到各部门,进行费用核定,填写《办公用品、耗材报表》(附件7),明确各部门费用

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  公司办公用品管理制度(九)

  1目的及适用范围

  1.1厉行节约,杜绝浪费,物尽其用;

  1.2公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法;

  2管理组织

  2.1公司行政部负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销

  2.2各部门根据行政部领用标准提报并领取使用;

  3管理内容

  3.1办公用品的申请

  3.1.1各部门指定专人负责办公用品及耗材管理,在每月5日前根据本部门需要及《部门办公用品金额标准》(附件1),填写《办公用品---月领用申请单》(附件2),经过部门领导同意后,转行政部。其中《部门办公用品金额标准》由各公司根据当地情况自行确定,报行政总监批准。

  3.1.2行政部资产管理专员根据个人办公领用标准(公司自定,报总部行政部备案,并不断优化提高)及办公用品库存情况,确认各部门领用数量,填写《办公用品需求汇总单》(附件3),报行政总监同意后,转采购专员组织采购进货。

  3.2办公用品购置

  3.2.1采购专员购买到位后组织验收,办理入库手续,填写《入库单》(附件4)。

  3.2.2办公用品原则上由行政部统一采购。

  3.2.3财务专用办公用品由财务部自行执行采购,但申购、入出库手续必须遵守行政审批规定。

  3.3办公用品的入库

  3.3.1资产管理专员根据《入库单》所列物品与所需采购物品核对,并清点入库,填写《办公用品库存台帐》(附件6)。

  3.3.2资产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点,做到帐物相符。

  3.4办公用品的领用保管

  3.4.1资产管理专员在入库完成后,联系各部门办公用品领用人领取。

  3.4.2属于需临时支领的办公用品,行政部按定额标准核定后领取,办理出库手续,填写出库单。

  3.4.3对于大件器具类办公用品,行政部应本着多人合用原则组织领用;同时确定使用人。

  3.4.4如因工作调动或离职,须按公司规定将个人保管的所有办公用品(耗材除外)全部交回行政部,需要本部门继续留用的,确定使用人报行政,便于行政跟踪办公用品的使用情况。

  3.5机器耗材(配件)管理

  3.5.1耗材、配件申请领用同办公用品,可在每月《办公用品------月领用申请单》中的填写。

  3.5.2计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的,确认不能维修的,可到行政部办理领用手续,并将已坏配件归还行政部。

  3.5.3对于打印机、传真机耗材,各部门应本着节约原则,提前作出需求计划,通知行政部;同时行政部作为管理部门,应对相应耗材的使用情况有详细了解,对于常用、耗费量大的物件作合理库存。

  3.5.4资产管理专员对以上机器耗材(配件)同时也应建立台帐进行管理。

  3.6办公用品及耗材的盘点及费用分摊

  3.6.1资产管理专员每月末应对库存物品进行盘点,保证库房物品帐务相符。

  3.6.2资产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况,将费用分解到各部门,进行费用核定,填写《办公用品、耗材报表》(附件7),明确各部门费用。同时行政部将《办公用品、耗材报表》中的各部门费用抄送各部门负责人。

  3.7库房管理:库房物品必须摆放整齐,非库房人员,未经许可不得进入库房。

  3.8报销:行政部采购人员以《物品申购单》、《入库单》、《办公用品、耗材报表》作为报销依据进行报销。

  3.9相关说明

  3.9.1对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门,行政部有权认为该部门当月无办公用品申请,不予采购相应用品。

  3.9.2部门申请金额超过计划标准,行政部有权取消相应金额的申请数量。

  4附表

  4.1《部门办公用品金额标准》

  4.2《办公用品------月领用申请单》

  4.3《办公用品需求汇总单》

  4.4《入库单》

  4.5《办公用品(耗材)库存台帐》

  4.6《办公用品、耗材报表》


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