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公司档案管理制度

更新:2015/2/15  阅读:  栏目:行政管理

公司档案管理制度提要行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、市场类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅

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  公司档案管理制度

  1.目的

  规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

  2.适用范围

  本制度适用于集团各公司各类档案的管理。

  3.职责

  3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。

  3.2人力资源及行政部经理监督管理的实施工作。

  3.3人力资源及行政部行政助理负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。

  4.档案分类及编号

  4.1档案按其内容及关联部门可分为六大类:

  4.1.1行政类

  4.2.2财务

  4.3.3人事

  4.4.4业务类

  4.5.5工程类

  4.6.6资源类

  4.7.7合同

  4.2机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

  4.3档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

  4.4归档后须填写《档案管理登记表》

  5.机要档案

  5.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

  5.2划分标准

  5.2.1绝密档案包括

  公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议等重大合同。

  5.2.2机密档案包括

  ●财务资料

  ●公司重要会议纪要;

  ●公司经营情况;

  ●人事档案、薪资性档案、劳动合同;

  ●技术资料。

  5.2.1秘密档案包括:

  ●重要项目资料;

  ●项目合同协议。

  6.档案的装订

  6.1以左方装订为原则,右上角标明档案号。

  6.2文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

  7.保存期限

  档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

  7.1永久保存

  ●公司章程

  ●股东名簿

  ●股东会、董事会、监事会会议纪要

  ●公司证照

  ●各级批文

  ●印鉴

  ●公司年度经营计划

  ●公司年度经营总结

  ●年度财务报表

  ●技术资料

  ●不动产所有权状及其他债权凭证

  ●人事资料

  ●大型活动图片、音像资料

  ●其他核定须永久保存的文书

  7.2十五年保存:会计凭证、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定和公司财务管理制度规定执行)

  7.3五年保存:期满或解除的合同协议、完结后的项目方案、其他经核定须保存五年的文书。

  7.4一年保存:部门工www.fdcew.com作计划及工作总结、完结后的部门请求报告、完结后无长期保存必要文书。

  7.5公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

  8.保管部门

  8.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

  8.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

  8.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书或法务部保管。

  8.4其他档案均由总经办指派专人保管。

  9.档案移交

  9.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

  9.2公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。

  9.3合同协议应在签订之日移交总经办。

  9.4财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

  9.5其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。

  

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