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投资开发公司文书档案管理制度

更新:2015/2/28  阅读:  栏目:行政管理

投资开发公司文书档案管理制度提要:经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存

文章来源 www.fDCEW.com

  投资开发公司文书档案管理制度

  第一章 总则

  第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

  第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

  第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

  第二章 文书档案管理职责

  第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

  第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

  第三章 文书档案文件材料归档范围

  第六条  文书档案文件材料的归档范围

  1.会议类

  1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

  1.2董事会、股东会会议材料;

  1.3总经理办公会议记录、纪要;

  1.4党支部会议记录、纪要;

  1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

  1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

  2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

  3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

  4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

  5.公司的请示与上级单位的批复文件。

  6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

  7.公司反映主要职能活动的报告总结

  8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

  9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

  10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

  11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

  12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

  13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

  14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

  第四章 文书档案归档整理

  第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

  第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

  第九条 归档文件整理的要求

  1.归档文件要齐全完整,按年度—组织机构进行分类。

  2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

  3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

  3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

  3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

  4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

  5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

  7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

  8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

  第十条 归档文件整理程序

  1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

  1.1每份文件为一件;

  1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

  1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

  1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

  1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

  1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

  1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

  2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

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