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投资开发公司档案管理补充规定

更新:2015/2/28  阅读:  栏目:行政管理

投资开发公司档案管理补充规定提要:借阅、查阅档案时,需填写《档案借阅、查阅审批表》(详见附件)。如借阅、查阅本部门档案,由部门负责人签字同意;如借阅、查阅非本部门档案

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  投资开发公司档案管理补充规定

  为进一步规范公司档案管理,提高档案管理水平,保证档案资料的齐全、完整、准确和及时归档,结合公司现有的档案管理规定及其他相关制度,现将档案管理作以下补充规定:

  一、档案移交

  1.公司档案实行统一管理制度,任何人不得将档案资料据为己有,由办公室统一保管。各部门要及时收集、整理本部门的档案,各经办人应负责将本年度的所有档案资料于次年三月底前整理后移交办公室进行归档。有关公司的重大事件重要资料应随时向办公室移交。

  2.所有归档材料内容必须填写完整,特别是合同、协议日期及签字栏。

  3.所有需加盖公司印章的材料,办公室必须留存一份原件存档,确因情况特殊,无法以原件备存的,应以复印件存档。所有合同、协议(除财务合同)完成签订后,应及时移交办公室归档;财务合同由计划财务部负责于每季度末月25日前向办公室统一移交一次。

  4.建设项目的档案工作,应做到与项目建设进程同步。在项目申请立项后,项目主管要按照档案清单内容开始进行资料的积累、整理工作:

  (1)施工许可证申领完成后1个月内,应将项目前期资料移交至公司档案室;

  (2)项目竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后,应在15天内完成后期业主档案资料的移交工作;

  (3)施工、监理方除按规定直接将档案交至区城建档案馆外,另一套装订成册,由项目主管验收后移交至公司档案室。

  5.项目前期资料自上交区城建档案馆起三个月内,项目主管需完成资料的补齐完善工作。

  6.会计档案由计划财务部负责归档,满两年后于次年3月移交至公司档案室统一保管。

  7.档案移交工作需坚持谁项目谁负责原则,并将此项工作纳入个人年度绩效考核中,如超出规定期限未移交或整改的,酌情扣分。

  各类档案归档移交期限表

  档案类型 归档内容 移交时限 责任部门/责任人

  文书档案 各类合同、协议等(除财务合同) 签订后一周内 各部门

  其他资料 次年三月底前 各部门

  财务档案 财务合同 每季度末25日前 计划财务部

  所有会计档案 每年三月 计划财务部

  工程档案 公司归档前期业主

  档案资料 待施工许可证申领完成后1个月内 项目主管 公司归档后期业主

  档案资料 竣工验收合格,取得建设工程质量监督报告后15天内 项目主管

  移交城建档案馆资料 上交城建档案馆起三个月内完成档案前期资料移交工作 项目主管

  二、档案利用

  (一)公司内部借阅、查阅

  公司档案内部借阅、查阅范围仅限本公司员工。

  1.借阅、查阅档案时,需填写《档案借阅、查阅审批表》(详见附件)。如借阅、查阅本部门档案,由部门负责人签字同意;如借阅、查阅非本部门档案,另需档案所属部门负责人审批签字;重要档案及机密档案原则不予借阅、查阅,特殊情况须总经理批准同意。

  2.借阅档案需限时归还,借阅人在《档案借阅、查阅审批表》中应注明借阅期限,按期归还,逾期未归还的,将视情况计入个人年度绩效考核成绩;确因特殊情况无法及时归还的,可申请延期,并办理延期审批手续。

  3.借阅人必须严格保密,不准泄露档案内容,如发现遗失必须及时汇报,并报办公室备案,严重者追究责任。

  4.必须爱护档案,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等,必须保持档案完整及整洁。

  (二)外部人员借阅、查阅

  公司档案原则不予外部人员查阅、借阅,若因工作需要,确需查阅、借阅的,按相关程序办理。

  1.未经许可,公司员工不得替外部人员借阅、查阅档案,不得向外部人员提供一切档案,不得私带外部人员到档案室查阅档案。

  2.外部人员查阅相关档案,须经公司分管领导批准;如重要档案,须经公司总经理批准。

  3.外部人员借阅相关档案,须经公司总经理批准,限期归还,并由档案管理员负责跟踪催讨。

  附件:档案借阅查阅申请表

  附件:         档案借阅查阅申请表

  □借阅  □查阅

  申请人:

  档案名称:

  事由:

  时间:

  借阅档案:  □原件  □复印件

  借阅期限:

  归还日期:

  部门领导审批:

  年    月    日

  办公室审批:

  年    月    日

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