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投资开发公司档案管理规定

更新:2015/2/28  阅读:  栏目:行政管理

投资开发公司档案管理规定提要:按借阅权限借阅档案,并严格履行借阅手续。公司员工或外部人员因工作需要借阅、复印、摘抄或拍摄的,具体参见公司《档案借阅程序

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  投资开发公司档案管理规定

  关于印发zz公司档案管理规定的通知

  各部门:

  为规范公司档案管理,有效保护和利用档案,为企业改革和发展服务,现将《zz公司档案管理规定》印发给你们,望结合实际,认真贯彻执行。

  二〇**年四月**日

  zz公司档案管理规定

  第一章总则

  第一条 为加强宁波zz投资开发有限公司(以下简称“公司”)档案管理,实现档案管理科学化、规范化、标准化,保证档案齐全、完整、准确、系统,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》,结合公司实际,特制定本规定。

  第二条本规定所称档案指公司筹备、成立、建设、经营、投资、管理等各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体的历史记录。

  第三条 档案管理是公司基础管理和国有资产保全的主要组成部分。公司档案管理工作实行统一领导、统一制度、集中管理的原则,既要维护档案完整与安全,又要便于公司有关部门研究和利用。

  第四条 各部门及员工都有依法保护和使用公司档案的权利和义务。档案管理应列入各部门的工作计划,纳入有关人员岗位职责考核。

  第五条 公司各部门定期向档案管理部门报送文件材料积累目录,按时移交归档文件材料;凡公司工作、业务产生的具有保存价值的文件材料,任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁、据为已有或拒绝归档。

  第六条 公司员工调离或退休时,必须办理档案归还手续,由档案管理部门确认后方可办理离职手续。

  第七条 本规定适用于全公司。

  第二章 档案管理机构

  第八条 综合办公室是公司的档案管理部门,负责组织档案收集、整理、统计、保管、鉴定、销毁和提供利用等工作。

  第九条 档案管理部门应充分贯彻落实上级部门有关档案管理各项规定、规范等要求,指导文件材料的收集、整理和归档;监督、检查档案管理各项规定、规范的执行情况。公司全体员工应积极支持与配合。

  第三章 档案管理职责

  第十条 档案管理部门职责

  1.宣传、贯彻国家和上级部门有关档案管理工作的法律、法规、方针政策及业务规范。

  2.编制和解释公司档案管理方案及档案管理规章制度、业务规范。

  3.集中管理公司档案,统筹规划档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和提供利用等工作,建立完善的档案检索工具。

  4.对公司各部门的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

  5.组织档案管理员参加业务培训,不断提高业务水平和理论知识。

  6.负责公司内部档案管理工作检查和迎接上级档案管理工作检查。

  7.对公司档案管理工作质量负责。

  第四章 档案的收集归档

  第十一条 原则上,收集、归档的文件材料应为原件,且应齐全、完整、准确、系统,具体参见公司附件《文书档案管理办法》、《工程技术档案管理办法》。

  第五章 档案的整理

  第十二条 档案整理遵循文件材料的形成特点和规律,保持它们之间的内在联系,并便于保管和利用。

  第十三条 归档文件材料与档案根据公司《文书档案管理办法》和《工程技术档案管理办法》分类整理。

  第十四条 特殊载体档案的整理,包括电子档案、照片档案、录音带、录像及实物档案整理分别编号后按年度建立总目录,根据不同性质介质予以保存。

  第六章 档案的移交与接收

  第十五条 各项工作形成的归档文件材料,由形成部门或第一接收部门规范整理,编制移交清单后及时向档案管理部门移交。

  第十六条 档案管理部门按移交清单核查接收的档案,对不符合要求的档案,退回有关部门重新整理;对符合要求的档案,交接双方在一式两份的移交清单上签字,同时,归档移交清单电子版一份。

  第七章档案的保管

  第十七条 档案装具与保管方法

  1.纸质档案整理后装入无酸卷盒后,按分类体系排列在档案柜(架)中保管。

  2.底片、照片放在专门的胶片页夹和影集中保管;录音带、录像带、磁、光盘等磁性介质保存的档案要放入能屏蔽外磁场的柜中保存。

  3.档案柜架在库房内要排列整齐美观,库房、柜架要标明编号。

  4.排架方式规定:面对柜架自左而右,自上而下,案卷排列采用分类排架方式。

  第八章 档案的保密

  第十八条 公司员工应认真遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司有关保密规定,保证档案不被泄密。

  1.带密级的档案专柜专放,专人管理,编目时在分类目录标注。

  2.按借阅权限借阅档案,并严格履行借阅手续。公司员工或外部人员因工作需要借阅、复印、摘抄或拍摄的,具体参见公司《档案借阅程序》(附件3)。

  3.凡涉及档案机密的人员,不准在家庭成员及无关人员面前谈论有关档案机密内容,不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。在调换工作时,对所管的档案办理交接手续,离职后不得泄露机密情况。

  4.档案利用者应有保密意识,对所借档案妥善保管,及时归还,不得转借他人,不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

  第九章 附则

  第十九条

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