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物业行政管理之办公管理规定

更新:2016/5/4  阅读:  栏目:行政

物业行政管理之办公管理规定提要:电话的使用各办公室电话主要用途为公事联络,严禁因私用电话闲聊,严禁打声讯台。各部门的员工因工作需要使用直拨长途时需经人事行政部批准,并做好登记手续

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  物业行政管理之办公管理规定

  公司每位员工都有责任和义务保持工作场所和办公环境的整洁,严格遵守各种办公设施、办公用品的使用规则,为自己和他人创造一个良好有序的工作环境。

  1工作证的佩戴

  1.1 公司所有员工在上班时间(外出业务工作除外)必须佩戴工作证,并将工作证正确挂于胸前方。

  1.2 员工若不慎将工作证遗失,应立即报告人事行政部,并及时补办工作证。

  1.3 工作证属公司财产,员工在离职前需将工作证交回人事行政部。

  2.电脑的使用

  2.1 电脑属公司高值固定资产,办公室电脑实行专人专用,未经允许,他人不可随意使用;

  2.2 安装软件或维修故障等所有电脑问题均需通过人事行政部专管员进行处理;

  2.3 未按规定使用电脑,致使电脑损坏、资料丢失者,记大过一次,情节严重者,予以免职,如造成经济损失者,需按实赔偿。

  2.4 为推动办公自动化,提高工作效率,公司安装有上网功能,配备有电脑的员工应自觉利用网络资源为工作服务。否则,造成工作缺失,须负相应责任。

  2.5 上班时间,员工不得上网聊天、打游戏,做与工作无关的事情。违者将受严重警告处分。

  3.电话的使用

  3.1 各办公室电话主要用途为公事联络,严禁因私用电话闲聊,严禁打声讯台。

  3.2 各部门的员工因工作需要使用直拨长途时需经人事行政部批准,并做好登记手续。

  3.3 办公电话应长话短说,提高办事效率。

  3.4 因私使用长途电话的员工,应自觉登记并尽量缩短讲话时间。

  4.复印、打印、传真机的使用

  4.1 各部门使用复印、打印、传真机需作好登记工作,并统一在人事行政部按实用数量领取纸张。

  4.2 传真机的使用,由人事行政部派专人负责,并做好各部门的传真文件的登记工作。

  4.3 复印纸应合理使用,注意节约。非公文用纸应首选已单面使用的纸张。(保密文件除外)

  5.办公文具的管理

  5.1 办公文具的申购原则:合理利用、节约成本、杜绝浪费。

  5.2 易耗品的申购:签字笔、圆珠笔等用品要求以旧换新;

  5.3 非易耗品的申购:计算器、订书机、打孔机等耐用文具,各部门已申购1-2台的情况下,不再给予申购。如损坏,可按以旧换新的方式重新申购。

  5.4 所有办公文具统一由人事行政部统计、采购、保管。

  5.5 公司员工或新入职员工需用文具的,填写文具申领单由部门负责人批准,人事行政部主管批准后,向专管人员领取。非易耗品的领用须建立个人台帐,并置于个人档案内,由人事行政部专管人员负责管理。

  6.信件收发与报刊管理

  6.1 信件收发

  所有信函来件、邮包由人事行政部统一签收后分类分发到各部门,邮包、特快传递必须由收件部门签领。

  6.2 报刊、杂志管理

  各部门因工作需要订阅报刊、杂志,须填写《订阅报刊申请表》,由人事行政部统一订阅,所订报刊、杂志由各部门自行保管。如因工作关系需要借阅报刊或杂志,必须要知会部门负责人,取得批准,并办理相应手续方可借阅。

  7.文件管理

  7.1 每个部门都配有若干文件柜以便存放文件及档案,公司要求各部门的文件须分门别类归档妥善保存,员工应经常检查存档文件,及时剔除过时,过期文件按规定销毁处理。

  7.2 保密文件需由专人负责管理,无关人员不得动用或随意查阅,公司任何人员不得私自收藏、销毁、出售涉及公司机密的文件、实物。

  7.3 公司所有发文统一由人事行政部负责初审、呈批签发、复印、登记、发放、跟踪催办(特殊文件经主管领导批准除外),并由人事行政部备份一份存档。

  7.4 公司所有传出、传入文件(特殊文件经主管领导批准除外),由人事行政部专人负责登记、收发、存档、管理工作。

  8.公司档案管理规定

  在公司经营活动中产生和形成的具有保存价值的各种文件、资料均应归档,由人事行政部统一管理,特殊资料由部门复印存档。特殊部门(如财务部)根据专业特性自行管理档案。

  8.1 文书类:

  1)公司办公会记录、会议纪要;

  2)公司召开各种专题会议记录;

  3)公司发布的决定、条例、规定、办法、通报等;

  4)公司在各项重大活动中形成的文件、图片、录音、录像带等;

  5)公司及企业编制的规划、计划、预决算报告、统计报表等;

  6)公司的

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